Đối với chức năng của các công cụ tin học văn phòng quen thuộc như Excel, Word hoặc PowerPoint thì chắc chắn ai cũng biết. Tuy nhiên, chắc chắn nhiều người sẽ bất ngờ với những thủ thuật văn phòng trong bài viết sau đây. Bởi đây chính là những cách giúp việc sử dụng các công cụ này của mọi người trở nên đơn giản và hiệu quả hơn cả.
Mục lục
Chuyển đổi chữ thường thành chữ viết hoa
Đã bao giờ bạn gặp phải trường hợp gõ xong 1 đoạn văn bản dài và đọc lại yêu cầu thì mới tá hỏa phát hiện rằng phải viết hoa toàn bộ những dòng này chưa? Chắc chắn sẽ có người có ý định xóa toàn bộ văn bản đó và bật phím Caps Lock để gõ lại hoặc nhanh hơn thì bôi đen và chuyển sang font chữ Vntime nhưng cách này có thể khiến bạn gặp phải tình trạng lỗi font chữ.
Với thủ thuật chuyển đổi chữ thường thành chữ viết hoa, bạn có thể chuyển từ chữ thường sang chữ hoa trên Word một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn nhiều. Hãy bôi đen đoạn văn bản cần chuyển sang chữ hoa sau đó nhấn tổ hợp phím Shift + F3. Trong trường hợp văn bản đang ở chữ thường và bạn nhấn tổ hợp phím Shift + F3 thì văn bản sẽ chuyển sang chỉ viết hoa chữ cái đầu tiên.
Lặp lại lệnh trước đó với F4
Ít người biết được rằng F4 chính là nút bấm giúp đơn giản hóa trong công việc của bạn đấy. Người ta thường sử dụng phím F4 để lặp lại lệnh điều khiển trước đó một cách nhanh chóng.
Xem thêm: Dùng Iphone nhưng không phải ai cũng biết những mẹo hữu ích này
Đọc và chỉnh sửa file PDF trên word 2013
Khi chưa có phiên bản Office 2007 ra đời, người dùng rất khó khăn trong việc chuyển đổi file DOC hoặc XLS sang dạng PDF. Tuy nhiên khi phiên bản Office 2007 và các phiên bản nâng cấp hơn ra đời, người dùng có thể thực hiện việc xuất file sang định dạng PDF một cách nhanh chóng. Đặc biệt, file PDF giống đến 99% so với file gốc.
Bên cạnh đó, bắt đầu từ phiên bản Office 2013, các thao tác liên quan đến Word như đọc, chỉnh sửa, soạn thảo và mã hóa bảo mật tài liệu PDF rất dễ dàng. Dưới đây là các bước thực hiện thủ thuật tin học này cho người dùng:
B1: Khởi động Word 2013
B2: Click Menu File\Open
B3: Lựa chọn File PDF cần mở
B4: Chỉnh sửa, định dạng file
B5: Sau khi chỉnh sửa tài liệu, nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để lưu file.
Loại bỏ những kí tự lạ và dấu xuống dòng
Thông thường, các đoạn văn bản từ email hoặc website được dán vào Word sẽ có dấu ngắt dòng hoặc các kí tự ^ hoặc >>. Vì vậy, nếu muốn loại bỏ những ký tự không cần thiết này khỏi văn bản của bạn, hãy sử dụng cách sau đây: Chọn Edit -> Replace rồi gõ vào trường Findwhat ký tự ^l và gõ vào trường Replace dấu cách. Sau đó bạn chọn Replace All để loại bỏ các ký tự đó.
Lưu ý, khi Word xuất hiện bảng hỏi để xác định bạn có muốn thay thế toàn bộ văn bản không thì bạn hãy chọn “No” để kết thúc nhé!
Chụp ảnh màn hình bằng Snipping Tool trong Windows
Bạn có thể sử dụng Snipping Tool và thực hiện các thao tác sau: Click “Start” và gõ vào ô Search ngay kề trên nút Start cụm từ Snipping Tool để sử dụng.
Đây là công cụ rất dễ để sử dụng: Bạn chỉ cần kéo một vùng hình chữ nhật và lưu lại. Vậy là bức ảnh chụp màn hình của bạn đã được xuất hiện một cách nhanh chóng.
Với những thủ thuật tin học văn phòng đơn giản trên, chắc chắn nó sẽ giúp công việc của bạn trở nên hiệu quả hơn rất nhiều. Hãy áp dụng và trở thành dân văn phòng chuyên nghiệp với hàng tá bí quyết trong tay nhé!
